Registro de la Jornada Laboral de los Trabajadores

Los derechos laborales de los trabajadores se hacen efectivos mediante leyes que estipulan todo lo concerniente a las horas de trabajo. Para evitar el incumplimiento de la jornada, abusos y fraudes laborales, se ha hecho necesario establecer un registro donde quede asentada la faena diaria, ya sea de turno completo, medio turno u horas extras.

Gracias a la entrada en vigor de la nueva ley para el registro de la jornada laboral el 08 de marzo de 2019, queda establecido cómo debe ser registrada formalmente la asistencia y horas de trabajo en todas las empresas públicas y privadas.

En este artículo se explica de forma sencilla la nueva ley y guía del registro de jornada laboral, así como su funcionamiento en las empresas.

¿Qué es el registro de jornada laboral?

El registro de jornada laboral o registro de tiempos de personal, hace referencia a la documentación de las horas que el trabajador emplea cumpliendo con sus obligaciones laborales. Este periodo, según el Estatuto de los Trabajadores, no podrá superior a 9 horas. Esto puede modificarse por colectivo, siempre y cuando se respete el tiempo de descanso entre jornadas.

Dicho registro debe ser cumplirse a cabalidad por los trabajadores, desde el momento en que entró en vigencia la reforma del Estatuto de los Trabajadores (ET) en su artículo 34, el 8 de marzo de 2019, donde se obliga a las empresas a llevar un control y registro de la jornada laboral de sus trabajadores (jornada completa, media jornada o jornadas laborales especiales) y al cómputo de las horas extras.

Los objetivos que se persiguen conseguir con esta reforma son:

  • Hacer cumplir los horarios de la jornada de trabajo y así evitar abusos, fraudes laborales y precariedad.
  • Tener un registro y control del absentismo laboral.
  • Mayor control sobre las horas extras trabajadas y verificar que sean cobradas.
  • Facilidad en el acceso al registro de la jornada laboral ante una inspección de trabajo.

Ley sobre el registro laboral

En el Real Decreto-ley 8/2019 (RDL 8/2019), del 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo publicada el 12 de marzo de 2019, se ha regulado de forma expresa a través de la reforma del artículo 34 incorporando un nuevo apartado (9) en el Estatuto de los Trabajadores (ET), la obligatoriedad de las empresas de registrar la jornada laboral.

Con la intención de impulsar una respuesta frente a las dificultades de control y prueba de la realización de horas extraordinarias, esta obligación viene precedida de los Tribunales, Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y los Sindicatos.

Por lo tanto, la reforma de la ley establece lo siguiente:

De la obligatoriedad del registro de la jornada

  • El registro tiene que ser diario, en él se debe indicar día por día la jornada de cada trabajador.
  • El registro tiene que ser al inicio y al final de la jornada de trabajo, en este particular no es necesario registrar las pausas de trabajo, a menos que el convenio colectivo indique otra cosa.
  • Conservar los registros por parte de la empresa durante 4 años, estando a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la ITSS.

De las sanciones económicas

El Real Decreto Ley 8/2019, ha modificado el artículo 75 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS), para tipificar como infracción grave la transgresión de las normas en materia de registro de jornada, debido a que la sentencia del Tribunal Supremo de fecha 23 de marzo de 2017, cuestionaba la ausencia de tipificación de dicha conducta.

Regulación específica de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social

Este punto ha sido objeto de revisión por parte de la ITSS, en su origen, de la instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y horas extraordinarias, y que posteriormente fue adaptada mediante la instrucción 1/2017.

Por tal motivo, resultaría posible que, a partir de esta modificación legislativa, la ITSS vuelva a adaptar su criterio “en línea con el inicial recogido en la instrucción 3/2016, para exigir el registro diario de la jornada diaria, aun cuando no se realicen horas extraordinarias” e intensifique su labor inspectora en este ámbito.

como hacer registro jornada laboral

Guía sobre el registro laboral

Para la correcta aplicación de la nueva reforma en materia de jornada laboral, el Ministerio del Trabajo ha puesto a disposición de los trabajadores, una guía acerca del registro de la jornada laboral. Dicha guía fue publicada el 13 de mayo de 2019, y las conclusiones más resaltantes de su contenido son las siguientes:

  • Los trabajadores/as afectados por esta nueva normativa, son todos los trabajadores/as, incluidos “trabajadores móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia, o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.
  • En caso de ser trabajadores/as contratados por ETT o subcontratados deberá haber un acuerdo entre las empresas para decidir quién se encarga del registro horario de dichos trabajadores.
  • Pausas durante la jornada: el Ministerio recomienda registrar todas las pausas, tanto las recogidas en los convenios o contratos como  los parones informales para el café o fumar.
  • El desplazamiento al empleo: el intervalo de desplazamiento al trabajo no se contabiliza como periodo trabajado. Tanto el desplazamiento al lugar trabajado para iniciar la jornada como un desplazamiento intermedio (es decir, empezar a trabajar de forma telemática y acudir al trabajo a mitad de la jornada) no deben formar parte del registro horario.
  • El desplazamiento desde el empleo: si la empresa ordena al trabajador/as que se desplace a otro centro o lugar de trabajo, ese trayecto sí se contabilizará dentro del registro.
  • No es obligatorio que el registro sea digital: el sistema puede ser telemático o en papel.
  • Los directivos/as están excluidos: estos trabajadores/as se regularán por un régimen especial derivador del “Real Decreto 1382/1895”, de modo que tienen características ajenas al Estatuto de los Trabajadores”.

Descarga la guía sobre el registro laboral en pdf

Es muy importante que cada trabajador tenga el pleno conocimiento de las normas que regulan la jornada diaria, por lo cual es necesario obtener la guía emanada por el Ministerio del Trabajo, en la que se establecen todos los parámetros que harán posible tener el pago justo de acuerdo al tiempo trabajado.

Esta guía, puede ser descargada en pdf, a través de la dirección https://www.mites.gob.es/ficheros/ministerio/GuiaRegistroJornada.pdf para su revisión completa, su extensión y obligatoriedad en el cumplimiento estricto de lo establecido en su contenido.

Te invitamos a descargarla de manera gratuita, revisarla e interpretarla para llevar a cabo una excelente jornada laboral.

¿Qué información se debe registrar de los trabajadores?

  • El control de la hora de inicio y finalización  de la jornada de trabajo. Es de hacer notar que el registro debe llevarse diariamente.
  • La empresa se encargará de decidir el registro de horarios. De seleccionar un registro de huella dactilar, debe tener en cuenta que el RGPD incluye los datos biométricos como una categoría de datos de especial protección. En este particular, el artículo 20 del ET, recomienda informar sobre esto a los trabajadores y realizar la evaluación de impacto sobre los datos y registrar las actividades de tratamiento.
  • Las empresas deberán seguir registrando las horas extraordinarias de sus trabajadores en caso de haberlas. En este sentido, el que haya horas extras no significa que la empresa este obligada a pagarlas. La ley establece un máximo de 80 horas extraordinarias anualmente realizadas por un trabajador, sin contar las que se ejecuten para prevenir o reparar daños extraordinarios o urgentes.
  • En lo referente a los trabajadores autónomos, el Ministerio del Trabajo ha señalado que estos trabajadores, de cooperativas y aquellos que ocupen puestos de alta dirección están exentos de fichar. Si éstos contratan a otros trabajadores, si deben llevar un registro de la jornada de estos asalariados.
  • Trabajo desde casa o teletrabajo. Estos trabajadores deben llevar un registro de la jornada laboral y que su empresario tenga un control de la hora de entrada y la hora de salida.
  • Jornada laboral irregular. Ocurre la misma situación que con el trabajo desde casa, el registro de la jornada laboral es obligatorio, por lo que el trabajador y el empresario deben concretar algún sistema para llevar a cabo este registro horario.
  • Los trabajadores cuyos contratos sean mediante una empresa de trabajo temporal, también tendrán la obligación de firmar un registro laboral.  

Cómo controlar el incumplimiento de la jornada laboral

Son muchas las formas para controlar el registro diario de la jornada laboral, aunque la guía no lo muestre detalladamente, pero debe aparecer en el contrato. Sin embargo, si no se llega a un acuerdo en el convenio, o no haya representación de los trabajadores en la empresa, será el empresario quien decida cómo se llevara el registro.

 A continuación se describirán los sistemas más adecuados para el registro de horario diario.

Control horario manual con papel

Esta versión es la más fácil y  común. Se trata de introducir la hora de inicio y salida del empleado manualmente en un papel o tabla. Serán registrados de igual manera los tiempos de descanso. Este método se adapta fácilmente a empresas pequeñas donde el número de empleados es manejable.

Los formularios del registro escrito pueden ser diseñados por la empresa, siempre y cuando sea fácil de identificar con precisión las horas de la jornada.

Si una empresa basa su tiempo de trabajo en la confianza en sus empleados, este método es el más idóneo debido a su flexibilidad.

Control horario en hoja de Excel

La plantilla de Excel es también una alternativa para controlar el registro diario. Lo importante es mantener todo en orden, y modificar la plantilla en caso de que sea necesario y así mantener la información actualizada.

Existen páginas que ofrecen modelos de plantilla de trabajo o incluso la plantilla, para agilizar el trabajo.

Control horario con una App

Utilizar una App resulta ser muy viable para trabajos en remoto, para cuando el empleado este viajando o trabaje en la sede del cliente.

Electricistas y comerciantes se ven muy beneficiados con estas aplicaciones que registran la jornada diaria, ya que solo necesitan tener instalada la aplicación en su móvil y desde allí podrán tener control de sus tiempos diarios de trabajo, y en ocasiones no necesitan de una conexión a internet para mantenerla en funcionamiento.

Esto representa una significativa ventaja en comparación con el sistema en Excel.

Control horario en línea

Mediante la web y un ordenador es muy fácil empezar a fichar. La mejor herramienta para un control horario online será el que ofrezca la posibilidad de registrar la jornada diaria y optimizar los procesos en la empresa a través de la digitalización.

Fichaje de entrada y salida

Fichar la entrada y salida al lugar de trabajo también pude hacerse mediante huella dactilar, reconocimiento facial o mediante una tarjeta personal. La huella es única y no puede ser sustituida por la de un compañero, siendo caso contrario con la tarjeta.

Lo negativo de estos sistemas es que son muy inflexibles, lo que indica que no son recomendados para empresas con trabajadores que visitan a clientes o trabajan desde casa.

En cualquier caso, siempre habrá un supervisor que confirmará la ausencia en caso de duda o incidencia en el sistema.

registro jornada laboral como hacerlo

¿Cuánto tiempo se debe guardar el registro de jornada laboral?

Los datos deben ser accesibles solo para los responsables de la empresa y el propio trabajador. Los partes de horas deberán ser guardados por un tiempo mínimo de 4 años, según lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos  Digitales (LOPDGDD).

En caso que la empresa quiera aplicar un seguimiento mediante GPS a través del móvil existen 2 variables: la empresa proporcionará el dispositivo al trabajador o el empleado da su consentimiento de forma expresa.

Excepciones en el registro de jornada laboral

Los trabajadores que no se ven afectados por la ley por sus características especiales, es decir los que están exentos de la norma son:

Trabajadores incluidos en el régimen de relaciones laborales especiales:

  • Personal directivo que no esté incluido en el artículo 1.3.c del Estatuto de los Trabajadores.
  • Trabajadores y trabajadoras del hogar.
  • Deportistas profesionales.
  • Artistas en espectáculos públicos.
  • Penados en instituciones penitenciarias.
  • Trabajadores con discapacidad que presten sus servicios en centros especiales de empleo.
  • Cualquier trabajo que sea expresamente declarado como relación laboral de carácter especial.
  • Residentes para la formación de especialistas en Ciencias de la Salud.

Los autónomos y asociados a cooperativas

Este tipo de trabajadores no tienen obligación para llevar un registro de horas.

Trabajadores que cuentan con una normativa específica sobre control horario

Es decir, trabajadores con contrato a tiempo parcial y de trabajadores móviles como transportistas, empleados en la marina mercante o trabajadores ferroviarios transfronterizo.

Otras excepciones y particularidades

Relaciones laborales de carácter especial

  • Se estará a lo establecido en su norma específica, así como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso.
  • Queda exceptuado el personal de alta dirección.
  • La jornada diaria de trabajadores que tengan pactado una libre disponibilidad del tiempo de trabajo (mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicio de responsabilidades especiales), deberá ser objeto de registro, sin perjuicio de que la empresa pueda acreditar que el empleado tiene un pacto de disponibilidad y que su mayor retribución compensa de manera proporcionada esa mayor exigencia de tiempo de trabajo. 

Trabajadores con régimen específico o particular en materia de registro

  • Trabajadores con contrato a tiempo parcial (ya existe obligación del registro según artículo 14.4c del Estatuto de los Trabajadores).
  • Trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
  • Relaciones excluidas del Estatuto de los Trabajadores (socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc.): no existe obligación de registro horario.

En definitiva, la ley es muy clara al indicar en qué casos los trabajadores están exentos de registrar la jornada diaria, así como también que están conformes la carga horaria de trabajo (superior a la de un empleado normal), ya que su disponibilidad de tiempo ha sido debidamente pactada.

como llevar el registro de la jornada laboral

Sanciones por incumplimiento del registro de jornada laboral

En este tema, es importante que el trabajador y la empresa tengan el pleno conocimiento de las sanciones que deberá afrontar en caso de no cumplir con el registro. Así pues, si la empresa no lleva el registro de la jornada diaria de forma adecuada, se considera una infracción grave según lo establecido en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículo 7), con una multa que varía desde 626 euros hasta los 6.250 euros.

Por lo tanto las posibles sanciones a la empresa serian:

  • Infracción leve desde 60 hasta 625 euros. Si hay falta de información en el registro o por no haber informado del horario de trabajo al trabajador
  • Infracción grave desde 626 hasta 6.250 euros, para irregularidades en el fichaje de horas de trabajo u horas extras que no están computadas ni pagadas.
  • Infracción muy grave desde 6.256 hasta 187.515 euros, si de manera permanente se realizan horas extras y no se cambie el tipo de contrato, las horas no sean remuneradas de forma adecuada o cuando se incumpla la norma de un máximo de 80 horas extras al año.

¿Esta obligación tiene algún perjuicio?

Inicialmente no, pero es importante hacer del conocimiento que una sentencia reciente de la Audiencia Nacional ha declarado procedente la práctica empresarial consistente en descontar directamente de las nóminas mensuales de los trabajadores los retrasos en el fichaje de entrada.

Por lo que indica la audiencia que esos retrasos podrán ser motivo de sanción, o incluso despido disciplinario sin que se considere que exista una doble sanción.

En tal sentido, el Tribunal Supremo de Justicia de Andalucía, ha declarado en sentencia del 19 de septiembre de 2019, procedente el despido disciplinario de una trabajadora por cometer fraude en el registro.

En conclusión, los registros de jornada diaria son los instrumentos más fiables que tienen los trabajadores para impedir que las horas trabajadas no sean pagadas correctamente, con ello se estaría evitando fraude laboral y el incumplimiento de las leyes en esta materia.

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