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En este artículo de Puntos Legales, vamos a explicar todo lo que necesitas saber acerca de un Apoderado de una empresa. Muchas veces, nos olvidamos de los papeles que desempeña un Apoderado y su importancia en el cumplimiento de la responsabilidad que compete a la empresa pero también en la responsabilidad personal en algunos casos.
Veremos en este artículo ¿qué es un apoderado? y cuál es el rol del apoderado, así como la diferencia entre apoderado y director.
No te pierdas este artículo para ver toda la información que necesitas saber acerca del apoderado de una compañía.
Requisitos para un Apoderado de una Empresa
Cuando se trata de nombrar un apoderado de una empresa, ya sea de forma general o especial, la Ley precisa una cantidad de requisitos a tener en cuenta. Estos requisitos están orientados a garantizar que la figura del apoderado esté preparada para desarrollar la labor para la que ha sido nombrado. Entre los mismos destacan:
Edad: el apoderado debe contar con la edad legal para administrar bienes y firmar documentos conformes a todas las normativas, esta edad se encuentra establecida en las leyes de cada país. Por lo general, suele estar entre los 18 y 21 años.
Experiencia: la empresa nombrará un apoderado con conocimientos relacionados con la misma, para lo cual es recomendable contar con un equipo de profesionales de la actividad para que, de ser necesario, le asesoren en tareas, levantamiento de contratos de trabajo, compraventa, etc. En el caso de las pequeñas y medianas empresas es recomendable contar con algún familiar cercano con los conocimientos suficientes.
Capacitación: primero que todo, un buen apoderado debe tener una formación básica la legal, fiscal y financiera. Sería bueno que el mismo mejore de manera constante sus conocimientos y su formación asistiendo a cursos o seminarios dictados por expertos en el área.
Funciones del Apoderado de una Empresa
Un apoderado de una empresa tiene la responsabilidad de tomar decisiones y/o actuar en nombre de la entidad. Sus tareas pueden ser muy variadas ya que dependiendo del tipo de poder otorgado se abrevian facultades con un alcance determinado o general.
Una de las principales funciones del apoderado es la firma documental. Esta acción presenta un alto grado de responsabilidad en cuanto a la validez de los documentos públicos o privados que genera la entidad. Así mismo, el apoderado en la entidad se reserva una gran responsabilidad legal por su representación ante terceros para el desarrollo de determinadas operaciones.
Adicionalmente, el apoderado tiene la facultad de gestionar el riesgo al que se expone su empresa al tomar determinadas acciones. Esta valoración preventiva puede consistir en el análisis de un contrato con un proveedor o incluso una recomendación al equipo de trabajo sobre un tema de seguridad.
Un último aspecto a mencionar en cuanto a la función del apoderado es la evaluación de costos, siempre que sea autorizada para ello. En el contexto de la economía de la empresa se convierte en una figura clave por su participación en el análisis de los recursos y su gestión para aplicarlos estratégicamente.
Responsabilidades del Apoderado
El apoderado de una empresa es una figura importante, ya que tiene la responsabilidad de representar a la entidad en los actos y contratos que realice. Con esto, surge la responsabilidad de asegurar el buen uso de los recursos, la correcta aplicación de las leyes y el cumplimiento de las normas. Además de estas responsabilidades de carácter general, hay otros temas que también deben ser tratados.
Las principales responsabilidades de un apoderado de una empresa son el cumplimiento fiscal, el uso adecuado de los recursos y los pagos a proveedores y otros terceros. El apoderado tiene la obligación de asegurarse de que la empresa realizará adecuadamente sus obligaciones fiscales, cumpliendo con las leyes y reglamentos del país. Esto incluye tributar los ingresos, pagando los impuestos que se deben, así como obtener los comprobantes de pago y presentarlos en los plazos establecidos.
El apoderado de una empresa también tiene responsabilidad de velar por el correcto manejo de los recursos y la buena administración. Tiene el deber de controlar y gestionar las finanzas de la empresa, debiendo vigilar y supervisar los gastos, y a la vez tener una adecuada inversión de los beneficios obtenidos. Además debe asegurarse de que la empresa no incurra en deudas grandes, ni se vea involucrada en problemas financieros.
Organizar el pago a los proveedores, también es una de las principales responsabilidades del apoderado. Esto incluye realizar el protocolo de pago al momento y en la forma indicada, bien sea en inversiones, efectivo o con otros medios. Además, es importante monitorear los acuerdos de pago y los compromisos contractuales.
Por último, el apoderado de una empresa debe cumplir con las leyes y reglamentos aplicables al país en el que esté establecida la entidad. Esto significa que el responsable debe realizar los registros, normas, permisos y controles necesarios, vigilando el cumplimiento de los reglamentos por parte de la empresa
Consejos útiles
Ser apoderado de una empresa es un trabajo importante que conlleva una gran responsabilidad. Esto significa que hay que prestar mucha atención a los procedimientos legales y cumplir con los plazos estipulados. Estos son algunos consejos útiles para aquellos que estén en la posición de apoderado:
Cumplimiento de plazos: Uno de los mayores desafíos cuando se actúa como apoderado es mantenerse al día con los plazos de entrega de documentación legal y de informes. Se deben seguir al pie de la letra los plazos que se establezcan y asegurarse de que los documentos solicitados se presenten a tiempo. Esto puede ayudar a evitar problemas futuros y a mantener el sector al día.
Mantener registros: Se recomienda mantener registros precisos de todos los documentos y acuerdos firmados. Estos registros son vitales para demostrar que la empresa actuó de conformidad con la ley y para garantizar el cumplimiento de obligaciones y responsabilidades. Además, mantener información detallada de los acuerdos adoptados por el apoderado ayuda a poner en práctica medidas correctivas en el caso de que sea necesario.
Estar al tanto de cambios legales: El entorno legal siempre está cambiando, así que es fundamental mantenerse al tanto de cualquier cambio en las leyes que pueda afectar a la empresa. Esto ayudará a evitar eventuales problemas con la ley y asegurará que la empresa sigue operando de conformidad con los últimos requisitos legales. Se recomienda mantenerse al tanto de todos los cambios legales sobre una base regular.
Prepararse para situaciones imprevistas: El apoderado debe estar preparado en caso de que surja una situación imprevista. Esto significa estar al día con los procedimientos legales y conocer el alcance y los límites de su poder. Tener estas preparaciones adecuadas puede ayudar a reducir el estrés y ayudar a mejorar el funcionamiento de la empresa en situaciones imprevistas.
