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La historia de este documento formal se remonta al siglo XII en Italia, le da a España un título para el intercambio de dinero entre diversos cambistas de diversas poblaciones. Esto se debe a que los caminos no eran muy seguros y los comerciantes no querían correr el riesgo perder su dinero a manos de los asaltantes.
Su funcionamiento consistía en que los comerciantes entregaban el dinero a un cambista en una plaza, este emitía un documento notariado donde reconocía la transacción bajo la promesa de entregarla en otra plaza. Por lo tanto se realizaba un trámite de dinero presente por dinero ausente.
En dicho escrito notariado no constaba un “mandato de pago” solo indicaba la moneda recibida y la obligación de pagar el equivalente a la persona de quien había recibido el dinero en un lugar y fecha determinada.
El pago se podía hacer personalmente o a través de una autoridad local y el cambista emitía una carta a su corresponsal en el lugar del pago ordenando el pago del cambio al comerciante.
Con el tiempo el documento reúne en sí el orden de pago y el recibo del importe a pagar. Ya en el siglo XVI se incorpora el endoso.
A medida que crecía el comercio, el título cobró importancia convirtiéndose en un instrumento de crédito a corto plazo en el siglo XX.
Actualmente la letra de cambio es un documento mercantil en el que se legitima una transacción comercial. Este medio de pago es una garantía financiera entre el librador, quien ordena el pago al librado y este paga a favor de un tercero, es decir al beneficiario, denominado tomador, en una fecha específica de vencimiento.
La letra de cambio en España está regulada en la ley Cambiaria y del Cheque (PDF) de 1985 y su importancia radica en que se sustituye el dinero en efectivo utilizado entre personas físicas y jurídicas. También este instrumento mercantil es negociable y puede realizarse varias veces.
Tomando en cuenta la jurisprudencia internacional, la Convención de la Naciones Unidas Sobre Letras de Cambio y Pagarés Internacionales firmado en Nueva York el 9 de diciembre de 1988 considera éste documento como un Titulo Escrito, conteniendo una orden y carácter internacional. Según el artículo 4 promueve la uniformidad en su aplicación, además “de asegurar la observancia de la buena fe en las operaciones internacionales.”
Los beneficios de este título es que se puede obtener créditos cuando una persona (física o jurídica) acude al banco para descontarla, bien sea una parte o el total de la cantidad descrita. En este caso el banco cabra una comisión y realizará la transacción solicitada. El pago debe ser en dinero en efectivo, porque este documento no acepta pago en espacie. También es fija en sí misma sin hacer referencia a otros documentos.
¿Quiénes intervienen en una letra de cambio?
Al emitir este documento intervienen tres (3) personas, aunque pudieran intervenir otras figuras en función de cómo progrese la transacción con el título emitido, estos serían el endosante, endosatario y avalista o tenedor. No obstante los principales son los siguientes:
- El Librador: Es la persona, física o jurídica, quien emite la letra. El librador al emitir la letra debe tener en cuenta la cantidad exacta a pagar, fecha límite y el lugar donde recibirá el importe dinerario. En ocasiones el librador puede ser el mismo tomador.
- El Librado: Es quien debe pagar la deuda antes del vencimiento, es el deudor quien en principio acepta la orden del pago especificado en el documento mercantil.
- El Tomador: Es el beneficiario, puede ser persona física o jurídica quien recibe el dinero. Es imprescindible presentar la letra para cobrar en la entidad.
- El Endosante, es quien cede la deuda a un tercero, dejando de ser el acreedor de la deuda. El endosatario es quien recibe la letra con derecho a cobro, asumiéndola como acreedor y a su vez el nuevo tomador. Sin embargo la deuda no la ha generado él mismo.
- El avalista, puede ser una persona o entidad bancaria, que se ofrece como garantía de pago, en el caso que el titular no responda por la deuda asumida.
Ejemplo de cómo rellenar una letra de cambio
Se debe tener en cuenta que la Letra de Cambio como documento financiero se debe llenar correctamente, sin errores, ni enmiendas u omisión de algún dato, de ser así el documento perdería validez a la hora de ser cobrado. Los requisitos que deben aparecer claramente son:
- Identificación del documento con las palabras “LETRA DE CAMBIO”
- Lugar y fecha de dónde se emite la letra.
- Importe exacto en letras y números y el tipo de moneda.
- Fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento.
- Domicilio del Pago.
- Nombre completo del tomador.
- Nombre y domicilio del librado.
- Firma y datos del librador.
- Aceptación del tomador.
¿Cómo realizo la contabilidad de una letra?
Las contabilizaciones para este tipo de instrumento de pago son distintas si es por cobrar, pagar o descuento. En España se debe contabilizar el riesgo de las transacciones de descuento en una cuenta especial llamada Deudas por Efectos Descontados en su solución.
Este riesgo es pagado hasta la fecha de vencimiento de la letra.
Letra por cobrar
Estas cuentas recogen las operaciones del activo del Balance de Situación, Corriente o no Corriente dependiente de los plazos, si son a corto o a largo plazo. Los créditos a terceros cuyo vencimiento de la letra para este tipo de operaciones se utilizan Créditos a Largo Plazo por Enajenación del Inmobiliario perteneciente a la cuenta (543) o Crédito a Corto Plazo por Enajenación de Inmovilizado y se refleja en la cuenta (532)
Se debe crear una posición de crédito abierta y se contabiliza una posición de deudor. Seguidamente se realiza el pago para el crédito abierto. Luego se le asigna la letra a un depósito, de manera que la empresa pueda recibir el pago de parte de los clientes.
No debe olvidar la fecha de vencimiento. Para emitir el depósito de letra de cambio, deberá ser liberado, el banco, al recibir el archivo de pago, podrá acreditar a la cuenta respectiva.
Letra por pagar
En las letras por pagar se debe sumar las deudas de una empresa, los importes de aquellos productos adquiridos a los impuestos por la mercancía adquirida, estos pertenecen a la masa patrimonial del pasivo y debe colocarse dentro de los acreedores corrientes, a corto plazo, si son a razón de un año o menos, en los acreedores no corrientes, si son a más de un año.
Se debe tomar en cuenta el tipo de operaciones comerciales, si son adquiridos a corto o largo plazo y a qué grupo pertenece según el Plan General de Contabilidad (PGC) .
- El primer tipo se refiere a Operaciones Comerciales son las letras derivadas de una operación principal, perteneciente a la cuenta (401) “Proveedores por Defectos a Pagar”
- El segundo tipo se refiere a Proveedor Inmovilizado a Largo plazo los cuales son el conjunto de de elementos que forman parte de la estructura de la empresa para su funcionamiento; por ejemplo Terrenos y Bienes Naturales, maquinaria, mobiliario, equipos para procesos informáticos, entre otros perteneciente al grupo Grupo 21 y contemplan las cuentes de la 210 al 219.
- El tercer tipo se refiere a Acreedores, efectos comerciales a pagar, que son las deudas con suministradores de servicio, no incluidas en las anteriores y figuran en el pasivo. Por ejemplo 401: Proveedores, efectos comerciales a pagar, 403: proveedores: empresas del grupo 430: clientes.
El Endoso
Esta acción consiste en transmitir el valor descrito en la letra de cambio a otra persona o endosatario, quien tiene ahora los derechos de cobro o la titularidad del crédito. El endoso debe ser total y no parcial.
La letra podrá transmitirse por endoso a otros tenedores en distintas ocasiones, el endosatario podría ser endosante salvo que tenga la clausula “NO ENDOSABLE”.
El endoso debe colocarse en la parte posterior del documento, con los datos del tenedor de manera clara.
Preguntas frecuentes sobre este instrumento financiero
A continuación se responderán algunas dudas frecuentes en relación a las letras de cambio.
¿Puedo dejar en blanco la letra de cambio?
Hay que tomar en cuenta que si falta algún dato, el documento no podrá hacerse efectivo, sin embargo al no tener fecha de vencimiento, se considerará pagadera a la vista. En caso de no colocar el lugar de emisión, se librará en el lugar señalado junto al nombre del librador.
Se considera una letra en blanco cuando solo lleva la firma del librador. El beneficiario la completa debidamente antes de la fecha de vencimiento. Al dejar este documento en blanco es posible que corra el riesgo que sea llenado en contra de los acuerdos del librador y el librado, lo cual no lo exime de pagar la letra, a menos que se compruebe que el documento fue adquirido de mala fe.
¿Cuál es la diferencia entre una letra de cambio y un pagaré?
- La primera diferencia es que en el pagaré el deudor extiende el documento a un tercero, reconociendo en primera persona su deuda, sólo participan dos personas, en el caso de la letra el acreedor emite el documento e impone la obligación del pago al deudor, en esta transacción participan al menos tres personas: Librador, Librado y Tenedor.
- La segunda diferencia es que la letra no genera intereses, el pagaré sí.
- En tercer lugar en la letra de cambio supone una “obligación” del pago, mientras que el pagaré implica una “promesa” de pago
- Por último El diseño de ambas son distintas, la letra de cambio es timbrada por el estado y el pagaré no.
¿Qué es el aval?
Es una garantía de pago. Puede ser parcial o total. Puede ser presentado por varios firmantes de la letra o un tercero, debe especificarse en la letra o en su suplemento, pero nunca en un documento aparte. Puede expresarse con las palabras “por aval” o “avalado por” y firmado por el avalista.
