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Para llevar a cabo gestiones con la Administración Pública, es preciso contar con los documentos demandados por estos y que sean originales para confirmar su validez.
Por lo tanto, compulsar documentos se refiere a dar la validez o garantía a la fotocopia de un documento original, comparándolas para verificar que dicha copia no ha sufrido alteración alguna. Esta validez se lleva a efecto a través del sello del organismo que lo emite.
Requisitos para compulsar un documento
- Copia legible del documento original a compulsar, verificando que el organismo que solicita la copia compulsada del documento, admita que sea el titular quien lleve la copia o la realizan ellos.
- Documento que permita corroborar tu identificación: pasaporte, DNI, NIE, entre otros.
- Pagar las tasas correspondientes por la consulta.
Si se tratara de una entidad privada la que solicita copia de un documento compulsado, se sugiere acudir a un notario para que dé testimonio de la validez de la copia. En caso de tratarse de la Administración Publica, en el momento en el que hagas el registro, el funcionario que te atiende porque tienen que salir de eso, y es completamente gratis.
¿Cómo puedo compulsar un documento?
Para realizar este procedimiento, es necesario que un experto en este ámbito coteje el documento original y su copia para corroborar la exactitud entre ambos.
Una vez certificada la igualdad entre los documentos, el experto procede a firmarlo y sellarlo, o cualquier otra forma de acreditación, que identifica la copia como compulsada en relación a la original.
La firma y el sello son los elementos que conceden validez al documento, porque constituye la evidencia de la labor de verificación realizada por el personal autorizado entre el documento original y la copia.
Además del sello y la firma que certifica la autenticidad, también se añaden a los elementos de verificación de la compulsa de documentos un numero identificativo y la fecha de realización de dicho procedimiento.
¿Quién puede compulsar documentos?
A pesar de tratarse de un procedimiento sencillo, para poder realizar posteriormente diligencias de carácter legal, no cualquier persona puede compulsar documentos. Estas deben ser personas o instituciones debidamente certificadas y autorizadas, para evitar así falsificaciones o documentos fraudulentos que puedan generar serios problemas. A continuación se describen los entes autorizados:
Guardia Civil
Aunque puedan intentar compulsar algunos documentos en las unidades de la Guardia Civil, se sugiere acudir a las instituciones como el Ayuntamiento o ante un notario, ya que realmente la Guardia Civil no tiene la obligación de efectuar este trámite.
Ayuntamiento
Pueden compulsar documentos de manera gratuita, y el requisito para hacerlo es presentar el original y la copia de los mismos.
Correos
Es una opción rápida y valida, ya que la compulsa de documentos en Correos es inmediata. Mediante las oficinas de correos, se envían los documentos a compulsar online indicados por el cliente a través del sistema ORVE a la Administración Publica, permitiendo ahorrar tiempo en la gestión.
Notario
Las notarías se han convertido en un lugar confiable para realizar este trámite, ya que se “da testimonio” de que el documento original y la copia del mismo coinciden exactamente. Tiene un precio fijo en todo el país, y se establece por honorarios dispuestos en la ley.
Policía Nacional
La policía nacional se encarga por ejemplo de emitir el DNI o el Pasaporte, por lo tanto están autorizados a facilitar copias compulsadas de esos mismos documentos, aunque sólamente están autorizados en caso de que se trate de algún tema judicial. Este trámite es gratis.
Preguntas frecuentes
Siempre que se llevan a cabo compulsas de documentos, se generan ciertas inquietudes de parte de los usuarios, que deben ser aclaradas para que los mismos realicen los trámites en las entidades citadas anteriormente, de forma segura, razón por la cual a continuación se dará respuesta a esas preguntas.
¿Se puede compulsar documentos de manera gratuita?
La respuesta es sí, presentando el documento original y la copia en el organismo encargado de tramitar la solicitud.
Son muestra de ello algunos Ayuntamientos, donde compulsan documentos sin coste alguno, presentando los documentos y sus respectivas copias, tanto para gestiones en el mismo Ayuntamiento, como para otras administraciones oficiales.
También se puede dar el caso, que si se necesita hacer la solicitud de un subsidio por desempleo en el SEPE, se muestra el documento y la copia y el funcionario realizará la gestión gratuitamente.
¿Cómo compulsar un título universitario?
Se puede compulsar a través de:
- Notaría: el Notario dará testimonio de que la copia del Título es idéntica al original, debiendo abonar el pago de las tasas correspondientes.
- Mediante registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas, etc., enviando una solicitud a una administración pública desde otra administración, presentando originales y fotocopias en el Registro para llevar a efecto su compulsa.
- A través del Ministerio de Educación, para el caso de títulos académicos en el extranjero. La compulsa es simplemente la acreditación de que la copia es idéntica al original, entre tanto, la convalidación busca la equivalencia legal entre el titulo extranjero y las titulaciones españolas.
¿Puedo realizar este trámite en un consulado de España?
Sí, pero es necesario consultar en cada Consulado de España cómo es la tramitación de documentos. Usualmente, se requiere identificar al solicitante, presentar el documento original, pagar las tasas correspondientes y posteriormente buscar la copia compulsada varios días después.
